O pedido que não cabe no carrinho: como o sistema de pedidos B2B trata o pedido complexo

"O portal funciona bem para pedido pequeno. Pedido grande, o cliente ainda manda a planilha por e-mail." Essa frase aparece em quase toda empresa que colocou um sistema de pedidos B2B no ar. O autoatendimento resolveu a reposição de três itens e deixou de fora justamente o pedido que mais custa processar: o de centenas de linhas, o que mistura itens de depósitos diferentes, o que chega numa planilha ou numa lista de WhatsApp.

O resultado é um canal digital que fica com o volume fácil e devolve ao time interno o trabalho difícil.

Por que o pedido complexo escapa do autoatendimento

Por que o cliente manda a planilha? Porque digitar oitenta linhas uma a uma numa tela de loja virtual leva mais tempo do que mandar o arquivo para o vendedor.

Por que a tela não aceita a lista? Porque o carrinho foi pensado para quem compra um item de cada vez, buscando por categoria.

Por que o vendedor consegue e a tela não? Porque o vendedor sabe dividir o pedido por depósito, conferir o que tem saldo em cada um, aplicar o preço daquele volume e encaixar o total no crédito do cliente. A tela sabe mostrar produto.

Por que isso importa? Porque o pedido complexo é o pedido de maior valor. É ele que o comprador mais quer resolver rápido, e é ele que o canal digital deixa de fora.

A causa-raiz: o sistema de pedidos foi desenhado para o pedido simples, e o pedido complexo ficou como exceção. Na prática, a exceção é a maior parte do faturamento.

E o comprador já espera fazer isso sozinho. O B2B Pulse 2024 da McKinsey registra que 69% dos compradores do grupo mais digital aceitariam fechar transações de US$ 500 mil ou mais de forma remota. O limite não está no comprador. Está no pedido que a plataforma aguenta.

O que um pedido complexo exige do sistema

Entrada em lote pelo código que o comprador usa. Colar uma lista ou importar a planilha, com o código do fabricante ou o código do próprio cliente, e ver os itens no carrinho em segundos. É o que elimina o e-mail com anexo.

Cálculo do pedido inteiro, não item a item. Preço por volume, imposto pela origem, frete e crédito calculados sobre o pedido completo, de uma vez. Na Imdepa, distribuidora de autopeças, um carrinho único comporta mais de 250 SKUs com IPI, ICMS, ST, frete e crédito pré-aprovado calculados em segundos, segundo o caso Imdepa.

Divisão por depósito à vista. Quando parte do pedido sai de um centro e parte de outro, o comprador vê isso antes de fechar, com o frete de cada parte. A divisão deixa de ser uma surpresa na nota fiscal.

Pagamento a prazo dentro do limite. Pedido grande raramente é pago na hora. O prazo aprovado entra como meio de pagamento, e o limite é consultado no fechamento, para o pedido não parar na análise de crédito depois de aceito.

O vendedor no mesmo carrinho. Quando o pedido grande pede negociação, o vendedor entra no carrinho que o cliente montou, dentro da alçada, em vez de redigitar tudo no sistema dele. Desenvolvemos esse ponto em o vendedor que monta pedido de cem itens à mão.

Volta ao ERP sem redigitação. O pedido conferido vai para o ERP nos dois sentidos. Na Tracbel, rede de distribuição de equipamentos com 40 unidades, a integração com o SAP é bidirecional e em tempo real, segundo o caso Tracbel.

O custo da inação

Cada pedido complexo que chega por planilha custa o tempo de quem digita, o tempo de quem confere e o risco de erro em cada linha. Uma estimativa simples, com os números da sua operação: pedidos por planilha ou e-mail no mês × minutos para digitar e conferir × custo-minuto da equipe, somados aos pedidos refeitos por erro de digitação. Esse custo cresce com o tamanho do cliente, o oposto do que deveria acontecer.

Princípios para tirar o pedido complexo do e-mail

• Desenhe pelo maior pedido, não pelo menor. Se o sistema aguenta o pedido de 300 linhas, aguenta o de três.
• O cálculo é do pedido, não do produto. Preço, imposto, frete e crédito dependem do conjunto.
• A exceção vai para quem decide, com contexto. Linha fora da regra não trava o pedido inteiro.
• Uma só fonte para cliente e vendedor. O carrinho que o comprador monta é o mesmo que o vendedor negocia.

A CWS Platform foi construída para o pedido B2B como ele é: adição em lote por código técnico, estoque, preço, crédito e imposto conferidos juntos no pedido inteiro, e o vendedor no mesmo carrinho. O desenho está na página do portal de pedidos B2B.

Próximo passo

Separe os pedidos do último mês que chegaram por planilha, e-mail ou WhatsApp de clientes com acesso ao portal e calcule o valor deles sobre o total. Esse percentual é o tamanho do canal digital que ainda não existe.

Perguntas frequentes

Portais de autoatendimento B2B conseguem lidar com pedidos complexos?

Conseguem quando o sistema de pedidos foi desenhado para isso: entrada em lote pelo código do comprador, cálculo de preço, imposto, frete e crédito sobre o pedido inteiro, divisão por depósito à vista e o vendedor entrando no mesmo carrinho quando há negociação.

Como um portal B2B automatiza pedidos que não chegam por EDI?

Aceitando a lista que o cliente já tem, colada ou importada, e transformando em carrinho com as condições dele. O pedido que antes chegava por planilha ou e-mail passa a ser montado pelo próprio comprador, conferido e enviado ao ERP sem redigitação.

Como funciona o pagamento de pedidos B2B grandes?

Em geral a prazo, dentro do limite de crédito aprovado para o cliente. O sistema consulta o limite no fechamento e aplica o prazo como meio de pagamento, para que o pedido não seja aceito e depois bloqueado na análise financeira.

O que é um sistema de pedidos B2B?

É o canal em que o cliente empresarial faz o próprio pedido com a condição negociada, do pedido de reposição ao de centenas de linhas, com preço, imposto, frete e crédito calculados antes do fechamento e o pedido integrado ao ERP.

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Sobre esta publicação

Os dados de operação citados são da Imdepa e da Tracbel, clientes da CWS Platform, utilizados com autorização.