O que é pedido de venda e o que ele precisa ter no B2B

Pedido de venda é o documento que registra o que o cliente comprou e em que condições: itens, quantidades, preços, impostos, frete, prazo de pagamento, local e data de entrega. É ele que autoriza a empresa a separar, faturar e entregar, e é a partir dele que a nota fiscal é emitida.

No B2B, o pedido de venda carrega muito mais regra do que no varejo, porque cada cliente tem preço, crédito e condição próprios. Por isso, a maior parte dos problemas do faturamento nasce num pedido mal formado.

O que um pedido de venda precisa ter

• Cliente. Razão social, CNPJ, inscrição estadual e endereço de entrega e de cobrança.
• Itens. Código, descrição, unidade e quantidade.
• Preço. O preço do cliente, com descontos aplicados e o motivo, quando houver.
• Impostos. ICMS, IPI, substituição tributária e demais tributos, calculados pela origem, pelo destino e pelo produto.
• Frete. Modalidade (CIF ou FOB), valor e prazo de entrega.
• Pagamento. Condição e prazo, dentro do limite de crédito do cliente.
• Vendedor e canal. Quem vendeu e por onde o pedido entrou.
• Status. Em que etapa o pedido está: aberto, aprovado, separado, faturado, entregue.

Pedido de venda, orçamento e nota fiscal

O orçamento (ou cotação) é a proposta: preço e condição oferecidos antes da decisão do cliente. O pedido de venda é a compra confirmada, com as condições aceitas. A nota fiscal é o documento fiscal emitido a partir do pedido, quando a mercadoria sai. Explicamos a etapa anterior em o que é cotação e como fazer uma cotação B2B.

Por que o pedido de venda dá problema

Por que o pedido volta do faturamento? Porque chegou com preço errado, crédito estourado, item sem estoque ou cadastro fiscal incompleto.

Por que chegou assim? Porque foi digitado a partir de um e-mail, uma planilha ou uma ligação, sem conferência no momento em que foi criado.

Por que ninguém conferiu antes? Porque a conferência é manual e acontece depois, quando o pedido já está na fila.

Por que isso custa caro? Porque cada pedido refeito consome o tempo de quem digita, de quem confere e de quem fatura, e atrasa a entrega.

A causa-raiz: o pedido de venda é criado sem as regras que o tornam faturável.

Como fazer o pedido de venda chegar certo

1. Confira no momento da criação. Estoque, preço, crédito e imposto calculados enquanto o pedido é montado, e não depois.

2. Use o preço do cliente. Tabela ou contrato do cliente como ponto de partida, e não a tabela geral.

3. Calcule o imposto pelo destino. O estado de entrega muda o imposto e, com ele, a margem do pedido.

4. Deixe o cliente criar o pedido. No portal de autoatendimento, o pedido de recompra nasce no sistema, sem digitação. Detalhamos isso em automação da entrada de pedidos.

5. Registre o motivo das exceções. Desconto fora da faixa e cancelamento precisam de motivo, para que a empresa saiba o que aconteceu.

6. Integre com o ERP. O pedido conferido deve chegar ao ERP pronto para faturar, sem redigitação.

O pedido de venda no portal B2B

Quando o pedido é criado no portal, pelo cliente ou pelo vendedor, as regras da empresa entram no próprio carrinho. O cliente vê o próprio preço, o crédito disponível e o frete, e o vendedor usa a mesma interface quando há negociação.

Na CWS Platform, estoque, preço, crédito e imposto são conferidos no fechamento; o imposto é calculado a partir do estado de entrega; a validação de crédito é configurável (bloquear, mandar para aprovação ou seguir); o motivo é obrigatório no cancelamento; e o pedido segue conferido para o ERP. O desenho está na página do portal de pedidos B2B.

Próximo passo

Conte, no último mês, quantos pedidos de venda foram corrigidos ou refeitos depois de criados, e por qual motivo: preço, crédito, estoque ou cadastro. O motivo mais frequente é a primeira regra que precisa sair da conferência manual e entrar no sistema.

Perguntas frequentes

O que é pedido de venda?

É o documento que registra a compra confirmada do cliente, com itens, quantidades, preços, impostos, frete, prazo de pagamento e entrega. É a partir dele que a empresa separa, fatura e emite a nota fiscal.

Qual a diferença entre pedido de venda e orçamento?

O orçamento é a proposta feita antes da decisão do cliente. O pedido de venda é a compra confirmada, nas condições aceitas, e autoriza o faturamento.

Qual a diferença entre pedido de venda e nota fiscal?

O pedido de venda registra o que foi vendido e em que condições. A nota fiscal é o documento fiscal emitido a partir do pedido, quando a mercadoria é faturada e sai.

O que deve constar num pedido de venda B2B?

Dados do cliente, itens e quantidades, preço com descontos, impostos, frete, condição de pagamento, vendedor, canal e status do pedido.

Leia também

• O que é venda B2B e como ela funciona na prática
• Módulo de vendas do ERP ou plataforma B2B dedicada?

Sobre esta publicação

Uma publicação da CWS Platform.